Maik & Jess hecht veel waarde aan een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij
Maik & Jess
Populierstraat 11 3812 MR Amersfoort
KVK: 61232602
BTW: NL854263329B01
E-mail: [email protected]
Maik & Jess is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.
2. Welke gegevens verzamelen we en waarvoor
2.1 Aanmelding, intake en coachingtraject
Wanneer je je aanmeldt voor het Green & Lean programma of contact opneemt via een aanmeld- of intakeformulier, verwerken we:
* Naam, e-mailadres, telefoonnummer
* Antwoorden op intakevragen, waaronder informatie over leefstijl, voeding, beweging, slaap en (indien door jou gedeeld) gezondheid en medische achtergrond
* Notities, voortgangsdocumenten en aantekeningen uit coachgesprekken of -calls
* Eventuele opnames of transcripten van coachingcalls, indien daarvoor vooraf toestemming is gevraagd
Deze gegevens gebruiken we om te beoordelen of het programma passend voor je is, om het coachingtraject uit te voeren, om je voortgang te kunnen volgen en om je persoonlijk te kunnen begeleiden.
Voor zover het hierbij gaat om gezondheidsgegevens (een bijzondere categorie persoonsgegevens onder de AVG), verwerken we deze uitsluitend op basis van jouw uitdrukkelijke toestemming, en alleen voor zover noodzakelijk voor de coaching die je bij ons afneemt.
2.2 Overeenkomst en betaling
Bij aankoop van een programma of dienst verwerken we:
* Naam, adres, e-mailadres
* Betaalgegevens, voor zover deze door onze betaalprovider Mollie aan ons worden doorgegeven (wij slaan zelf geen volledige creditcard- of bankgegevens op)
* Facturatiegegevens
Dit is nodig voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan onze wettelijke (fiscale) verplichtingen.
2.3 Nieuwsbrief en e-mailmarketing
Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of een gratis weggever downloadt, verwerken we je naam en e-mailadres om je nieuwsbrieven, aanbiedingen en content te sturen via ons e-mailmarketingplatform (Kit). Je kunt je op elk moment afmelden via de afmeldlink onderaan elke e-mail.
We houden hierbij bij welke e-mails je opent en op welke links je klikt, om onze content te verbeteren en om ons e-mailbestand schoon te houden (bijvoorbeeld door inactieve abonnees op termijn uit te schrijven).
2.4 Website en cookies
Onze website kan gebruikmaken van cookies of vergelijkbare technieken voor:
* Het functioneren van de website
* Website- en campagneanalyse (bijvoorbeeld bezoekersstatistieken)
* Advertentie- en retargeting-doeleinden (bijvoorbeeld via Meta en Google), indien je hiervoor toestemming hebt gegeven
Bij je eerste bezoek aan de website vragen we, waar wettelijk vereist, om toestemming voor het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies via een cookiebanner.
2.5 Contact en klantenservice
Wanneer je contact met ons opneemt (bijvoorbeeld per e-mail), verwerken we de gegevens die je ons daarbij verstrekt om je vraag te kunnen beantwoorden.
3. Grondslagen voor verwerking
Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen:
* Uitvoering van een overeenkomst: voor de uitvoering van het coachingtraject, de levering van producten of diensten en de afhandeling van betalingen
* Toestemming: voor het versturen van nieuwsbrieven/marketing, het gebruik van bepaalde cookies, en voor de verwerking van gezondheidsgegevens
* Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze fiscale bewaarplicht
* Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het analyseren en verbeteren van onze dienstverlening en het onderhouden van klantcontact, waarbij we steeds afwegen dat dit belang niet zwaarder weegt dan jouw recht op privacy
4. Delen met derden
We delen jouw gegevens alleen met derden voor zover dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan:
* Kit (e-mailmarketingplatform), voor het versturen van nieuwsbrieven en e-mailcommunicatie
* Kleq (platform voor de programmamodules), voor het beschikbaar stellen van cursus- en coachinginhoud
* Google Drive/Google Workspace, voor interne opslag van documenten zoals voortgangsdocumenten
* Mollie, onze betaalprovider, voor het afhandelen van betalingen en (bij het lidmaatschap) doorlopende incasso
* Boekhoud- en administratiekantoor, voor onze financiële administratie
* Eventuele overige technische dienstverleners die noodzakelijk zijn voor het functioneren van onze website en systemen
Met deze partijen sluiten wij, waar vereist, verwerkersovereenkomsten om te zorgen dat jouw gegevens ook bij hen goed beveiligd zijn. We verkopen jouw gegevens nooit aan derden.
Sommige van deze partijen kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen we ervoor dat er passende waarborgen zijn, zoals modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
5. Bewaartermijnen
We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is. Concreet:
* Gegevens uit intake, coaching en voortgangsdocumenten: gedurende de looptijd van het traject en tot 2 jaar daarna, tenzij je eerder om verwijdering vraagt en er geen wettelijke bewaarplicht geldt
* Financiële en factuurgegevens: 7 jaar, in verband met de fiscale bewaarplicht
* E-mailmarketinggegevens: tot je je afmeldt, of tot je gedurende langere tijd niet actief bent en wordt opgeschoond in het kader van lijsthygiëne
* Contactformuliergegevens: zolang nodig om je vraag af te handelen, daarna verwijderd of geanonimiseerd
6. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder beveiligde toegang tot onze systemen en beperking van toegang tot gegevens tot wie dit nodig heeft voor de uitvoering van zijn of haar werkzaamheden.
7. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
* Inzage te vragen in de persoonsgegevens die we van je verwerken
* Onjuiste gegevens te laten corrigeren
* Je gegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid"), voor zover we deze niet langer nodig hebben of moeten bewaren
* Bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens
* Je toestemming (bijvoorbeeld voor nieuwsbrieven) op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking
* Je gegevens te laten overdragen (dataportabiliteit)
* De verwerking van je gegevens (tijdelijk) te laten beperken
Je kunt hiervoor contact met ons opnemen via [email protected]. We reageren binnen 4 weken op je verzoek.
Ben je het niet eens met de manier waarop we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Minderjarigen
Onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of voogd. Vermoed je dat we toch gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op, zodat we deze kunnen verwijderen.
9. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van gewijzigde wet- en regelgeving of gewijzigde dienstverlening. De meest actuele versie is altijd te vinden op onze website.
10. Contact
Heb je vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan contact op via:
Maik & Jess
Populierstraat 11, 3812 MR Amersfoort
E-mail: [email protected]